Billy ver.9<導入事例2>

   CASE2
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   システム導入目的
サーバーの保守終了に伴なうサーバー機器の入れ替えに関して、自社導入した場合には5年後に再び機器の入れ替えを行なう事が必要となるため、自社サーバーを必要としないクラウド型でのシステム導入を検討する事としました。また、既存システムは開発が古いためにWindows7では動作しない事も判っており、これらを合わせて検討した結果、クラウド型で導入ができる「Billy」と、同じく弊社製でビルメンテナンス業に特化した「オーダー会計」、並びに「オーダー給与」でERPとして導入する事としました。
クラウド型でのシステムを導入するに当たっては、今までは本社集中で処理していた電算処理の運用を見直し、契約管理や請求業務を各拠点の作業として分散化する事も検討しました。更に、会計と給与もクラウド化されるため、拠点で発生する仕訳伝票の入力、或いは拠点勤務者の勤務情報等も各拠点での入力作業に変更する方向で全体的に運用の見直しを行ない、事務の効率化を図る仕組みの検討も行いました。
   システム導入効果
■請求業務がフレキシブルな運用に
 従前は、請求書を本社でのみ発行する運用で有ったため、お客様の要望で作業実施と同時に請求書を持参する様な運用は不可能でした。しかし、拠点で請求書を発行する運用に変更したことにより、請求書の持参が可能となったのは勿論のこと、お客様からの請求文言の修正依頼等にも即時に対応できるようになりました。
■月次決算が短期間で実施可能に
 クラウド型システムであるため各拠点での処理レスポンスも速く、請求書の発行だけでは無く仕訳伝票の入力も随時実施する方法としました。また、ERPであるため、「Billy」と「オーダー会計」間の自動仕訳機能も有ることから、月末に本社集中で行なっていた作業がほとんど無くなり、月初4営業日で財務会計の月次決算が完了するようになりました。
■オーダー会計からBillyへの原価取り込み
 「オーダー会計」に「Billy」から仕訳データを渡す事は上記しましたが、逆に「オーダー会計」から「Billy」にデータを渡す事も可能となっています。これは、業種に特化した財務会計であるため、仕訳入力時にビルメン業特有の「建物」や「業種」と言った、一般の会計処理では設定できない内容を入力する事ができるためです。
これにより、小口現金で購入した資材等の費用も「原価」として「Billy」に反映させることができ、建物別、或いは業種別等の内容で売上・原価の構成を捉えることができる様になりました。
■建物別損益計算書の実現
 一般の財務会計を導入されたビルメンテナンス企業様では、建物別の損益計算書を必要とする場合に会計上の「部門」に「建物」を登録されるケースが一般的です。しかし、この方法では管理物件数分の「部門」が生成され、更に残高データに至っては勘定科目数(補助科目も含む)を乗じた分の残高レコードが生成され、システムの動作を重くする原因となっていました。
しかし、「オーダー会計」では管理会計機能内に「建物」や「業種」と言った「集計単位」項目を設定する事が可能であり、この項目毎に「損益計算書」を出力することができます。これにより残高レコードを増やす事無く「建物別損益計算書」等を出力することができるようになりました。

 

 

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