Billy ver.9<導入事例4>

   CASE4
←戻る
   システム導入目的
請求業務を既存の自社システム(財務会計への連携も開発済み)から他のシステムへ移行するのはリスクが高いため、このシステムで請求書を発行するための基となる情報が管理できるシステムの導入を検討していました。即ち、契約情報の管理が可能で、該当する月に請求書を発行するための情報が出力できれば、請求書発行業務、並びに外注への支払業務がスムーズに実行できると考えられていました。
その様な状況の中で「Billy」の導入を決定いただきましたが、先にも記した様に「契約管理」で用いることをメインとし、請求書の発行業務や原価計上・支払い依頼等の管理(いずれも「Billy」に標準機能としてあり)は既存システムでの実行を継続する事としていました。しかし、実際に「Billy」に契約情報を入力すると、請求情報、原価計上情報、支払予定、並びに支払い依頼実績等が自動的に出力されることが想定以上の内容であったため、全ての業務を「Billy」で実施する事に方向転換しました。
   システム導入効果
■請求業務が非常に短時間で可能に
既存の自社開発システムでは、手書きの契約台帳に基づいて未来日付の売上データを入力する方法を採っていました。1年単位で入力した場合でも、翌年には同じデータを入力する必要が有り、請求書を発行するために行なう、この入力作業が大きな負担になっていました。「Billy」では契約情報を入力する事により、ほぼ自動的に請求書が発行されるため、月毎のチェックが不要となりました。
また、何かの理由で契約金額と異なる内容での請求が発生した場合も、「Billy」では「請求検収機能」を用いることにより、契約内容に手を加えずに対応する事ができるようになりました。
■警備会社特有の請求方法にも対応
警備会社において機械警備等に付いては固定額での請求となります。更に、機械警備は長期に渡って継続的に実施する事から「3か月分まとめて前請求」、或いは「3ヶ月分まとめて後請求」等を行なっている場合が有ります。D社も親会社にならってこの様な請求形態が有りましたが、「Billy」ではこれらの請求パターンを「契約情報」内に設定しておくことができるため、請求時に請求タイミングに付いての確認等を行なう必要が無くなりました。また、請求はまとめて行なった場合でも各月ごとの売上実績の計上に付いては月毎に分けて行なえる機能もあるため、契約情報の登録を間違え無く行なうことで、月々の事務作業に関わる労力は従前に比べて半分ほどに減らすことができました。
■クラウド型の利点を生かす
 従前は本社集中型で処理を行なっていましたが、これは自社開発のシステムがクライアントサーバー型で有ったためです。「Billy」はクラウド型での運用も可能なシステムであるため、D社では「クラウド型」でシステムを導入しました。これにより、各拠点でも契約情報を保守できるようになり、発生現場で質の高い情報が入力できるようになりました。これにより、前記した「契約情報の登録を間違いなく行なう」環境が整い、各業務の「質」が向上しました。
更に、「Billy」の標準機能である作業予定管理に付いても各拠点で実施できるようになり、作業完了の確認、完了検収入力等の実施により、作業漏れの防止等に役立っています。

 

 

http://billy-sakura.com/ http://billy-sakura.com/?page_id=5 http://billy-sakura.com/?page_id=121#1 http://billy-sakura.com/?page_id=32 http://billy-sakura.com/?page_id=131 http://billy-sakura.com/?page_id=147 http://billy-sakura.com/?page_id=153 http://billy-sakura.com/?page_id=156 http://billy-sakura.com/?page_id=158 http://billy-sakura.com/?page_id=161 http://billy-sakura.com/?page_id=166 http://billy-sakura.com/?page_id=168 http://billy-sakura.com/?page_id=173 http://billy-sakura.com/?page_id=175 http://billy-sakura.com/?page_id=177 http://billy-sakura.com/?page_id=346 http://billy-sakura.com/?page_id=222 http://billy-sakura.com/?page_id=181